نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی
یکی از محصولات تخصصی سیتی نت، نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی است؛ راهکاری که برای مدیریت دقیق فرآیندهای مالی و اجرایی قراردادهای گردشگری طراحی شده است. ثبت و پیگیری قراردادها بخش مهمی از فعالیت روزانه آژانس های مسافرتی محسوب می شود و مدیریت دستی این فرآیندها می تواند باعث پراکندگی اطلاعات، دشواری در پیگیری وضعیت مالی و افزایش زمان مورد نیاز برای مدیریت خدمات خریداری شده شود.
حتی اگر یک آژانس مسافرتی قصد راه اندازی وب سایت رزرواسیون آنلاین خدمات گردشگری را نداشته باشد و بخواهد از روش های دیگری برای فروش بلیت هواپیما، رزرو هتل یا ارائه تورهای مسافرتی استفاده کند، همچنان به یک سیستم منظم برای ثبت قرارداد، مدیریت خریدها و کنترل وضعیت مالی مشتریان نیاز دارد. نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد سیتی نت با متمرکز کردن این اطلاعات، امکان مدیریت منسجم تر قراردادها و خدمات ارائه شده به مشتریان را فراهم می کند و به کانترها کمک می کند اطلاعات مربوط به هر فروش را در یک ساختار مشخص ثبت و پیگیری کنند.
مزایای نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی
نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی سیتی نت مجموعه ای از امکانات مورد نیاز برای ثبت، مدیریت و پیگیری قراردادهای گردشگری را در اختیار کاربران قرار می دهد. این امکانات به گونه ای طراحی شده اند که اطلاعات مربوط به خرید، فروش، مشتری، کارگزار و وضعیت مالی قرارداد در فرآیند کاری آژانس قابل مدیریت باشد. مهم ترین قابلیت های این نرم افزار عبارتند از:
- اتصال به رزرواسیون آنلاین خدمات گردشگری جهت ثبت همزمان خرید و فروش از طریق وب سرویس ها
- ثبت قراردادهای ترکیبی از وب سرویس ها و خدمات شناور مانند بلیت هواپیما، بلیت قطار، هتل، تور، گشت، بیمه، ترانسفر و ویزا
- ثبت قرارداد روی اکانت خریدار و تعیین وضعیت مالی قرارداد در لحظه فروش
- ثبت خریدهای هر قرارداد به تفکیک کارگزار، همراه با نمایش ارزهای مبادله شده و برابری آنها
- امکان تعریف انواع مفاد و شرایط قرارداد و اتصال آنها به هر قرارداد، همراه با قابلیت چاپ نسخه کاغذی
- ارائه انواع گزارش های مالی و تحلیلی از عملکرد کانترها و میزان درآمد آنها
- امکان ارسال لینک پرداخت برای خریداران حضوری و تلفنی در لحظه
- مدیریت متمرکز قراردادهای گردشگری
یکی از مهم ترین کاربردهای این نرم افزار، ایجاد یک ساختار مشخص برای ثبت و مدیریت قراردادهای آژانس است. زمانی که خدمات مختلفی مانند بلیت هواپیما، هتل، تور یا بیمه در یک قرارداد قرار می گیرند، دسترسی به اطلاعات کامل قرارداد اهمیت بیشتری پیدا می کند. نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی این امکان را فراهم می کند تا اطلاعات خریدها و خدمات مرتبط با هر قرارداد در کنار یکدیگر ثبت شوند و پیگیری آنها ساده تر باشد.
این ساختار برای آژانس هایی که خدمات متنوعی ارائه می کنند اهمیت زیادی دارد، زیرا هر قرارداد می تواند شامل چند نوع خدمت یا خرید از منابع مختلف باشد. ثبت منظم این اطلاعات، بررسی وضعیت هر قرارداد را برای کاربران سیستم ساده تر می کند و دسترسی به سوابق مربوط به مشتری و خدمات ارائه شده را بهبود می دهد.
کنترل بهتر وضعیت مالی قراردادها
در فرآیند فروش خدمات گردشگری، تنها ثبت خدمت ارائه شده اهمیت ندارد و وضعیت مالی قرارداد نیز باید همزمان قابل پیگیری باشد. امکان ثبت قرارداد روی اکانت خریدار و مشخص کردن وضعیت مالی در زمان فروش، به آژانس کمک می کند اطلاعات مربوط به پرداخت و وضعیت قرارداد را با نظم بیشتری مدیریت کند.
همچنین ثبت خریدهای هر قرارداد به تفکیک کارگزار و نمایش ارزهای مبادله شده و برابری آنها، برای قراردادهایی که شامل معاملات با ارزهای مختلف هستند اهمیت دارد. این قابلیت باعث می شود اطلاعات مالی مرتبط با خریدهای مختلف قرارداد در ساختاری مشخص ثبت شود و بررسی آنها برای کاربران ساده تر باشد.
ثبت شرایط و مفاد اختصاصی هر قرارداد
قراردادهای خدمات گردشگری همیشه ساختار یکسانی ندارند و ممکن است شرایط، قوانین یا مفاد متفاوتی برای هر مشتری و هر نوع خدمت در نظر گرفته شود. در نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد سیتی نت، امکان تعریف انواع مفاد و شرایط قرارداد وجود دارد و این موارد می توانند به قرارداد مربوطه متصل شوند.
قابلیت چاپ نسخه کاغذی قرارداد نیز این فرآیند را کامل تر می کند. به این ترتیب، اطلاعات ثبت شده در سیستم می تواند در قالب یک نسخه قابل ارائه در اختیار مشتری قرار گیرد و فرآیند ثبت قرارداد از مرحله ورود اطلاعات تا ارائه مستندات، ساختار منظم تری داشته باشد.
گزارش گیری از عملکرد کانترها و درآمد
گزارش های مالی و تحلیلی یکی دیگر از بخش های مهم نرم افزار اتوماسیون ثبت قرارداد آژانس های مسافرتی است. اطلاعات ثبت شده در قراردادها می تواند مبنایی برای بررسی عملکرد کانترها و میزان درآمد آنها باشد و مدیران آژانس را در ارزیابی فعالیت های فروش و مالی مجموعه یاری کند.
وجود گزارش های منظم، دسترسی به اطلاعات عملکردی را ساده تر می کند و باعث می شود بررسی وضعیت فروش و درآمد بر اساس اطلاعات ثبت شده در سیستم انجام شود. این موضوع به ویژه برای آژانس هایی که چند کانتر یا کاربر فعال دارند، اهمیت بیشتری پیدا می کند.
پرداخت آنلاین برای مشتریان حضوری و تلفنی
همه مشتریان خدمات گردشگری از طریق وب سایت اقدام به خرید نمی کنند. بخشی از مشتریان ممکن است به صورت حضوری یا تلفنی با آژانس در ارتباط باشند و پس از دریافت اطلاعات خدمات، نیاز به پرداخت آنلاین داشته باشند. امکان ارسال لینک پرداخت در لحظه برای این دسته از مشتریان، فرآیند دریافت وجه را ساده تر می کند.
این قابلیت باعث می شود فروش خدمات برای مشتریان حضوری و تلفنی نیز بتواند از مسیر پرداخت آنلاین انجام شود و کاربر آژانس نیازی به محدود کردن فرآیند فروش به پرداخت حضوری نداشته باشد. در نتیجه، اتوماسیون ثبت قرارداد می تواند علاوه بر مدیریت اطلاعات قرارداد، بخشی از فرآیند دریافت پرداخت مشتری را نیز در مسیر کاری آژانس پوشش دهد.
